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數位、多工時代下,我們逐漸學會使用各種工具,在有限時間做更多事。 但凡事物極必反,過量的資訊與干擾反而成為效率殺手。 「專注力」已成為現代人最需要的能力之一,我們該如何喚回它,在事情、人際以及生涯上,更有效率地達到希冀的目標,揮別瞎忙度日?
※「音樂」,就是一種屏除雜念的強大工具>>>

不妨回想一下,每天工作中,你多久檢查一次email?瀏覽器同時開了幾個視窗?過去這一週來,你是否曾發生過,在處理一項重要任務時,同步在回覆LINE,或是逛Facebook、閱讀網路新聞、查詢股市行情、準備會議報告,結果竟然差點在關鍵細節上出了差錯? 這些常見的現象,都顯示著各種以提升效率為前提的科技應用,正在吃掉我們的專注力,讓我們失去工作主導權。以為可同時處理多件事情的「多工型態」就是效率展現,結果反而是效率殺手。因為同時處理的事情中,可能都是錯誤百出,最後得花更多時間善後,日子就在瞎忙中荒度。

多工帶來的分心,相當於危險駕駛的酒精

和一次只做一件事相比,「多工最令人驚訝的缺點,就是沒有效率,」能量專案公司創辦人東尼.史瓦茲(Tony Schwartz)在著作《這樣Work才Work!》中指出。根據實驗顯示,在兩件不同事情間來回切換的人,比一次只做一件事的人,要多花25%的時間才能完成兩項工作。以電腦程式設計師為例,每次切換工作平均得再多花25分鐘,才能接續之前做到一半的事情。

存在主義的哲學大師尼采(Friedrich Wilhelm Nietzsche)曾說:「愚蠢最基本的形式,就是忘記我們的目標。」

這不是危言聳聽,而是現今上班族的真實狀態。若將我們有限的專注力,同時分配給不同事務,將導致大腦處理當下事情的「工作記憶」(working memory)降低。

約翰霍普金斯大學認知科學家賈斯汀.賀伯達(Justin Halberda)指出,在1950年代,人們的工作記憶容量是7位元,21世紀的上限則降到4位元。回想看看,若用手機叫計程車,得知一組4~5位數的車號,等3分鐘後計程車抵達時,你還記得車號嗎?

分心工作所造成的危機之大,不亞於橫衝直撞的酒後駕車。根據美國交通部統計,邊開車邊使用手機的肇事機率,和血液酒精濃度達0.08%的法定酒醉駕駛上限差不多(台灣為0.03%)。若將開車平安抵達目的對比於精準完成目標,各種造成不專心的干擾就等於是酒精,讓上班族在職場的道路上充滿各式危險。

專注力之於你我的重要性,已不言可喻,究竟該如何重拾專注力,贏回工作與人生的主導權? 根據「EQ之父」丹尼爾.高曼(Daniel Goleman)在《專注的力量》書中指出,若想獲得成功,需要3種專注力。第一,是對內的專注,可以適當地協調直覺、引領價值觀,對事情做出較佳的決策與成果;第二,是對他人的專注,可以幫助平順人際關係;第三,則是對外的專注,可以帶領我們在變化快速的世界中走向正確的方向。

對於上班族,高曼提出的對內、對他人、對外3種專注力,又可各自具體延伸為對事情、對人際、對生涯的專注,想要進入每一種專注的狀態,都能透過自我練習與創造達到。

對事情的專注:全力做好當下的事,不相干的先收起

專注在眼前這件事,彷彿其他事物都不重要的狀態,著名心理學家米哈里.契克森米哈賴(Mihaly Csikszentmihalyi)曾用「心流」(flow)來形容。根據他的研究,心流狀態在日常生活中十分罕見,只有20%的人一天中至少出現一次,更有15%的人從未進入過。

要想進入這狀態,最有效的方式,是做自己喜歡的事。就像小孩子玩遊戲般,很容易進入渾然忘我的境界,即使爸媽在旁邊大聲催促去吃飯也聽不到。

換句話說,從事能夠燃燒熱情、發揮天賦的工作,最有助於進入心流狀態。當能力與手上事務的難度勢均力敵、有來有往、一步步接近目標,最容易讓人在不自覺中進入心無旁騖的境界。儘管未必每個人都100%喜歡眼前的工作,但試著專注在引起興趣的部份,沉浸在「把事情逐步解決」的過程中,將有助你創造這種經驗。

當然,當雜念太多,甚至互相打架,即使理智上知道應該集中心力,可能還是做不到。這時不妨把大腦想像成很多不同的「抽屜」,當下該做什麼事,就拿出那個對應的抽屜,其他不相干的部份,統統闔上開關收好。

對這一點,台灣首位職業圍棋九段的紅面棋王周俊勳,就有深刻感觸。今年34歲的周俊勳,14歲拿到職業棋士身分,24歲曾創下國內跨年30連勝,更在28歲獲得台灣棋士首座世界棋王冠軍,是台灣最年輕個人300、400勝的紀錄保持人,圍棋曾經是他全部的生活。

隨著年齡漸長,周俊勳先後在2007、2008年結婚與生子,但迎面而來的卻是職業生涯大低潮,2009到2010這兩年的勝場銳減,總獎金排名也一度掉到台灣第8名。

周俊勳描述,這時的他不僅在比賽中坐不住,甚至多次出現原本以為贏了的棋賽,在最後數子時,才發現竟然輸了的離譜狀況。於是周俊勳信心大失,家人一度建議他去看心理醫生。在一次又輸掉比賽回到家中後,兒子一句童言童語:「爸爸,你怎麼又輸了?一定是太想贏了。」才忽然點醒了他。

原來,那幾年,他真的太想贏。他回憶,當有了家庭羈絆、現實壓力,加上獎金、連勝、頭銜的外在因素,讓他逐漸失去下棋的樂趣,進而喪失專注力。

有了這樣的頓悟,他開始在想法上歸零:「不要想自己是誰,我只是一個喜歡下棋的人。」他重新練習將注意力集中在每一回合的對弈上。他分析,差別在於,過去太執著於輸贏時,他會過於精算每一步,乍看之下是更努力下棋,但其實得失心佔據了思考的能量,「為了想贏,很多棋步不敢下。」

反過來說,只考慮當下局面,集中火力與對手在未知的棋局纏鬥,反而更能找出最有力的策略。心態轉變後,他果然就在當年的中日菁英賽中以四連勝奪冠,拿下生涯第二座國際冠軍。

同時期,他開始跑步,目前每週跑2次,每次10~15公里。周俊勳指出,跑步就像讓大腦重新開機,這時他完全放空,只想些「讓自己會笑出來」的事,屏除其他的心魔,同時也鍛鍊收放心智的能力。

不只是下棋,事實上,大多數重要的發想與創意,都是在專注狀態下產生,它決定了思考品質,也降低了必須收拾爛攤子的機率。

通常來說,一般人的專注力是有極限的,大約在15分鐘左右,這正是為什麼TED Talk將演講長度設定為18分鐘的理由。換言之,每15分鐘稍微起身動作,或是轉換一下工作內容,有助於進入下一次的專注。重點是,工作專注的意義並不是「只能做一件事」,而是「全力做好當下的事」。

對人際的專注:與其日後經營,不如當下就好好看著對方說話

另一種重要的專注力,則是發生在對人際關係上。你是否也有這樣的盲點:一邊做事,一邊和人講話或聽人講話,還自以為如此可以節省時間?

殊不知,許多重要的訊息可能正從身邊滑走,許多後來才發現難以彌補的人際裂痕,就是在這個時候埋下開端。

儘管知道人脈在生涯發展中舉足輕重,但一天中見了很多人,卻記不得每個人對你說了什麼,或是新朋友的臉孔。最後又得花很多時間和力氣回頭經營,化解誤會,這不也是另一種造成「瞎忙」的元凶?

要是你也出現類似的症候群,並打算修正,不妨參考日本Recruit人力公司合夥人藤原和博在《愈活愈自在》一書中的建議。他指出,很多人進入社交場合的第一件事,就是交換名片。名片本來是為了讓人留下記憶,然而一拿到名片就不再觀察對方,等於喪失「解讀」的機會。

藤原和博指出,人只有在處理與編輯資訊,體認到「喔,原來他是這樣的人」時,才會記住。反之,每個人都有這樣的經驗:事後再把名片拿出來看,往往無法對上面的資訊有任何印象。因此,藤原和博指出,平常就可練習克制先遞上名片的衝動,學習看著對方說話,因為這才是真心看待對方,讓對方感受被重視的起點。

對於人際的專注,水面上與水面下劇場藝術總監張嘉容則有另一番觀察。2011年起,她開始推動工作坊,希望透過戲劇重建,修補現代人在人際中造成的傷害。具體做法,是讓學員自行擔任編劇與演員,演出一段各自對他人不諒解或被傷害的經歷,事後再分享所扮演角色的心情,建立同理心去看待過往的經驗。

張嘉容說,在這當中,重新欣賞對方的優點、學會閱讀肢體語言,是最重要的步驟。她指出:「語言佔溝通的比重只有3成,其他都來自肢體語言。」專注觀察對方的表情和身體,往往可以找出更多線索。

要培養這種能力,她的做法是在工作坊剛開始時,要求大家禁語,由一位學員扮演帶動者,所有人開始模仿他的動作,或是讓彼此不認識的學員兩兩成隊,一來一往,不斷找出眼中所見對方的長處或特殊點。

張嘉容認為,透過這些練習,可把感官打開,讓心思更投注在眼前的這個人。她也建議,面對每天都要見面的家人或同事,可以觀察對方每天在固定時間做什麼,或是每週觀察對方的變化。如此不僅會帶來很多樂趣,更能深化彼此的關係。

對生涯的專注:規畫長期目標後,揣摩想像並全心投入

短期,專注在眼前的事與人;長期,將這個概念繼續延伸,則可應用在生涯規劃上。

美國成功學演說家布萊恩.崔西(Brian Tracy)在《成功人生的焦點法則》書中指出,現代人終其一生,平均會有14個以上的全職工作,每個工作平均持續2年多,一生中則會經歷5個完全不同的產業。在這當中,環境變動快速固然是無法改變的事實,不過關鍵是,個人是否是有計劃地進行發展,而不是隨波逐流,只是在不同職務之間跳躍轉換,前後卻找不到太多連結。

倫敦商學院策略與國際管理學教授蘇曼特拉.戈夏爾(Sumantra Ghoshal)在《主管別瞎忙》書中指出,對生涯專注,是經理人成功的必要條件,他們普遍的做法是「揣摩想像的能力與全心投入的勇氣」。具體來說,他們會不斷盤點能力,清楚規畫目標,然後付諸努力前進。

這樣設定目標、盤點能力、持續前進的過程,在博晶醫電執行長郭信甫身上,可以得到印證。博晶醫電是台灣的新創生技公司,成功開發出全球第一支穿戴式「體力計」,能透過心電圖的演算,計算出運動員體內還剩多少體力,產品預計今年上市。

擁有清華大學材料科學工程博士學位的郭信甫,因為從小看到開工廠的父親,非常照顧員工而受人尊敬,從大學起,就立志要在50歲以前成為事業有成的慈善家,用自己的能力照顧更多人。在他的人生目標金字塔中,除了最上層的慈善家,由上而下依序則是資本家、創業家、上班族,並以此為藍圖,持續向上邁進。

第一份工作,他選在台積電當工程師。他回憶,那段時間,除了日常被交辦的事項外,他花最多心力的,是在研究台積電這樣一流企業的運作制度,為將來創業預做準備。

離開台積電後,他在32歲踏上創業之路,可惜很快以失敗收場。他事後檢討,因為太年輕、經驗不足,以為有技術就夠,結果,「在技術以外的其他環節,還不太清楚犯了什麼錯,就失敗了。」

盤點能力後他發現,自己缺乏建立商業模式的專長,這時他想著:「什麼產業能快速看到各種商業模式?」答案呼之欲出,就是創投業。因此他選擇加入如海創投,實際負責審核研究各種投資案,2年下來,研究了超過500個案子。

也因為創投的經驗,讓他發現,一家企業得以成功,一定要做好創業階段的資金募集與管理。這時,剛好一位朋友邀請,讓他在沒有任何財務與會計的背景下,加入IC設計公司雲創科技擔任財務長,負責創業募資計劃,「之前在創投業,只要我說No,事情就結束了,」實際擔任財務長後,他才真正有了將資金管理與營運計劃互相整合的能力。

外人看起來頗為跳躍的工程師、創投、財務長職務,在郭信甫身上,有著非常個人式的能力建構過程。也正因為有這些歷練,讓他能勝任CEO的挑戰,成功帶領團隊開發出商品,持續朝著創業家、進而資本家的方向靠近。「人的一輩子就7、80年,只有設定能夠自我滿足的目標,才值得去專注,」在接近40歲時,郭信甫檢視自己一路走來的軌跡說。

你需要「心理減肥」,不再原地打轉

哈佛醫學院精神學系助理教授保羅.哈默納斯(Paul Hammerness)在《練好專注力,事情再多也不煩》書中這麼譬喻:「注意力分散,等於是心理上的過胖。」注意力分散,是數位、多工時代所造成資訊過量、干擾過多所引起,進而讓人失去了對眼前事情、對周遭人際、對自己生涯的專注力。

同時處理很多事,一件事平均卻只有50分,絕不是高效率的代表。在一個時間點上一次做好一件事,把這件事做到100分、甚至120分,才是數位與多工時代下,想要擺脫「忙盲茫」,揮別老在原地打轉窘境的根本。

專注當下事務,終結分心

曾為台灣摘下首座世界棋王頭銜的紅面棋王周俊勳,曾有過一段失去對棋賽專注力的撞牆期。

後來靠著放棄勝負壓力,專注在享受每一回合對弈的樂趣,逐漸走出低潮。

真誠觀察,捕獲好人緣

水面上與水面下劇場藝術總監張嘉容認為,人與人的溝通,肢體語言佔7成;因此,閱讀肢體語言是專注人際關係的起點。

全神瞄準長期生涯目標

曾先後擔任過工程師、創投、財務長等角色的博晶醫電執行長郭信甫,很早就為自己的職涯畫下發展藍圖,並以此專注發展。